Entité de rattachement
L'espoir de guérir le cancer a un nom, Gustave Roussy.
Premier centre européen de lutte contre le cancer et classé au troisième rang mondial des hôpitaux en cancérologie, Gustave Roussy est un institut de soins, de recherche et d'enseignement, qui prend en charge des patients atteints de tout type de cancer, à tout âge de la vie. Son expertise des cancers rares et des tumeurs complexes est internationalement reconnue.
Gustave Roussy est un établissement de santé privé d'intérêt collectif (ESPIC) participant au service public hospitalier, qui réunit excellences médicale, scientifique et technologique au service du traitement des patients. Ses 3200 professionnels et experts regroupés sur les sites de Villejuif et de Chevilly-Larue se mobilisent pour porter l'ambition de guérir le cancer au 21e siècle.
Dans le cadre de notre politique volontariste en faveur de l'insertion des personnes en situation de handicap, toutes les candidatures reçues sont étudiées à compétences égales.
Référence
2025-585
1. Organiser l'emploi du temps du Directeur
· Tenir à jour et gérer son agenda
· Organiser les rendez-vous, les réunions, les réceptions, les déplacements pour des réunions, congrès, cours (réserver billet d’avion, hôtel + préparer les courriers aux organisateurs des évènements)
2. Accueillir, orienter et renseigner
· Assurer l’accueil physique des rendez-vous
· Assurer l’accueil téléphonique, réorienter si besoin
· Organiser les visites de délégations étrangères à Gustave Roussy
3. Assurer la correspondance
· Ouvrir le courrier, le trier, le classer selon l’urgence et en assurer le suivi (respect des dates limites de réponse, préparation des lettres de réponse)
· Trier et sélectionner les informations par courrier électronique à transmettre
4. Conseil d’Administration
· Établir les convocations pour les conseils d’administration
· Organiser la réunion (réserver salle, établir le plan de table)
· Établir le chapeau des comptes rendus et les procès-verbaux des réunions.
· Assister aux réunions.
· Tenir et mettre à jour la liste des membres du Conseil d'Administration.
5. Assurer la communication interne et externe
· Préparer des notes, courriers, communiqués ou messages au nom du Directeur
· Mettre en forme et relire les documents destinés à diffusion interne ou externe
· Coordonner la circulation des informations entre le Directeur, les départements et les partenaires extérieurs
· Veiller à la confidentialité des informations sensibles
6. Constituer et tenir à jour des fichiers et tableaux de bord
· Tenir à jour la liste des titres et travaux
· Tenir à jour la liste des commissions, conseils d’administration, congrès
7. Établir des ordres de remboursement
· Établir les documents permettant le remboursement des frais de missions
· Pointer les dépenses réglées par le Directeur exécutif.
· Récupérer auprès des organisateurs d’évènements les éléments nécessaires au remboursement des frais engagés
8. Support administratif et logistique
· Organiser le classement et l’archivage papier et électronique (dossiers, contrats, documents institutionnels).
· Suivre certains dossiers administratifs (conventions, contrats, engagements de dépense)
· Préparer les documents nécessaires aux rendez-vous, interventions, congrès (notes de synthèse, dossiers, éléments de langage).
· Assurer une interface avec les autres directions et services de l’institution.
9. Coordination et suivi des projets du Directeur
· Suivre l’avancement de certains projets confiés par le Directeur et relancer les interlocuteurs concernés.
· Élaborer et mettre à jour des échéanciers pour anticiper les deadlines importantes (rapports, événements, publications).
· Aider à la préparation des présentations institutionnelles et des supports stratégiques
Formation d’Assistant(e) de direction (BTS) ou équivalent
Une expérience professionnelle déjà acquise sur la même fonction est un plus
Un bon niveau d'anglais est demandé.